Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT. Andesen Jaya Plastik

Abstrak

Dewasa ini perkembangan industri meningkat begitu cepat. Dalam meningkatkan operasional pada PT. Andesen Jaya Plastik, maka dilakukankah analisis pengendalian sistem persediaan barang yang bertujuan untuk menganalisa sistem persediaan yang sedang digunakan oleh perusahaan, serta mengidentifikasi masalah yang ada agar dapat dilakukan manajemen operasi yang lebih baik sehingga mengatasi masalah yang dihadapi.

Adapun masalah yang dihadapi pada PT. Andesen Jaya Plastik di mana terdapatnya kekurangan persediaan (Out of Stock) atau kelebihan (Over of Stock) bahan baku, bila kekurangan bahan baku menimbulkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya sehingga produk terlambat untuk dikirimkan ke customer. Sedangkan kelebihan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku akan menurun (hampir kadarluwasa) bila disimpan dalam waktu yang lama, mengurangi mutu produk yang dihasilkan dan telah kadarluwasa tidak dapat digunakan untuk produksi. Dan diketahui bahwa perusahaan masih memiliki beberapa kelemahan dalam pengelolaan persediaan bahan bakunya, yaitu tidak adanya analisis mengenai rencana kebutuhan bahan baku, belum adanya kebijakan mengenai pengadaaan sejumlah persediaan tambahan untuk dijadikan sebagai persediaan pengaman, serta belum terencananya jadwal untuk melaksanakan pemesanan ulang bahan baku. Selain itu masih terdapat dalam aktifitas aliran dokumen antara tiap-tiap transaksi belum terintegrasi antara bagian purchasing dan bagian warehouse.

Maka perlu adanya solusi untuk mengatasi kesulitan di dalam persediaan dan mengontrol jumlah persediaan di mana perusahaan melakukan analisa kebutuhan bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi, sehingga jumlah bahan baku terkendali, tidak terlebih dan tidak kurang. Dalam melakukan pembelian bahan baku perusahaan sebaiknya mempertimbangkan efisiensi biaya persediaan, selain itu perusahaan sebaiknya mengadakan persediaan pengaman dan menetapkan jadwal dalam melakukan pemesanan kembali bahan baku yang akan digunakan dalam menunjang proses produksi agar tetap berjalan dengan lancar.Untuk mempercepat proses operasi perusahaan maka perlu perancangan suatu sistem informasi yang saling terintegrasi dengan bagian-bagian lain, sehingga dapat menghasilkan informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi pihak manajemen untuk memecahkan masalah serta melakukan perbaikan atas kelemahan sistem yang sedang berjalan.

 

BAB 1 : PENDAHULUAN

Pada era globalisasi sekarang di dunia industri persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Hanya perusahaan yang mampu menekan biaya produksi seminimal mungkin dengan tanpa mengurangi kualitas yang dapat bertahan. Salah satu cara menekan biaya produksi dengan menekan total biaya persediaan bahan baku yang seminimum mungkin, baik dalam biaya pesanan, pemyimpanan, kehilangan, dan kerusakan bahan baku.

Di perusahaan manufaktur, salah satu bagian atau divisi yang penting adalah persediaan. Persediaan ini perlu dikontrol secara teratur dan periodik, mulai dari bahan baku, bahan setengah jadi, sampai barang jadi. Di samping itu masih ada perhitungan jumlah barang baku yang rusak atau kadarluwarsa, cacat, di return atau dikembalikan karena kualitas yang tidak baik atau rusak. Persediaan bahan baku harus dapat memenuhi kebutuhan rencana produksi, karena jika persediaan bahan baku tidak dapat dipenuhi, maka akan menghambat proses produksi. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan konsumen dapat merugikan perusahaan. Sedangkan jika persediaan bahan baku berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan, kerusakan, dan kehilangan bahan baku.

1.1 Riwayat Perusahaan

PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jl. Prepedan 3 No. 36 RT/RW. 011/007, Tegal Alur – Cengkareng dengan NPWP 02.305.340.8-085.000. PT. Andesen Jaya Plastik dalam kegiatan operasional sehari-hari menerima standard dan job order, tetapi job order lebih banyak permintaannya daripada standard order. Hal ini dikarenakan customer lebih suka melakukan customisasi dengan mendesain sendiri motif produk yang diinginkan.

1.2 Sistem Yang Berjalan

Dalam kegiatan operasional sehari-hari, PT. Andesen Jaya Plastik menangani job order, bukan standard order. Artinya PT. Andesen Jaya Plastik baru mulai memproduksi jika ada pesanan dari customer. Pesanan customer terdiri dari 2 jenis : design khusus dan standar. Jika design standar, customer menggunakan motif design yang dimiliki PT. Andesen Jaya Plastik. Jika design khusus, customer menggunakan motif desain dari customer sendiri yang biasanya disesuaikan dengan keinginan customer. Untuk hal ini biasa ditangani oleh kepala desain.

Manajer penjualan menerima purchase order rangkap 1 dari customer lewat fax, kemudian purchase order tersebut difotokopi sekali : rangkap 2 untuk ppic. Kemudian ppic akan menghitung jumlah bahan baku yang diperlukan dan membuat notes untuk meminta pengeluaran bahan baku yang diperlukan untuk produksi melalui manajer produksi, lalu manajer produksi memberikan notes tersebut ke kepala stok baku.

Kepala stok baku akan mengecek persediaan bahan baku, jika stok bahan baku ada, maka kepala stok baku akan mencatat jumlah bahan baku pada notes dan mengirim bahan baku ke pabrik untuk diproduksi, jika stok bahan baku tidak ada, maka kepala stok baku akan memberikan notes ke ppic, lalu ppic memberikan notes bahan baku yang akan dibeli ke manajer pembelian, kemudian manajer pembelian akan membuat purchase order untuk bahan baku yang diperlukan untuk dipesan ke supplier.

2 minggu kemudian, bahan baku dikirim dari supplier disertai dengan surat jalan supplier. Kemudian bahan baku akan dicek kelengkapannya berdasarkan surat jalan supplier oleh kepala stok baku. Jika sudah sesuai, maka kepala stok baku akan mencatat pada notes dan memasukkan bahan baku ke gudang disertai surat jalan supplier. Jika bahan baku yang diterima tidak sesuai, maka manajer pembelian akan membuat surat komplain dan bahan baku dikembalikan ke supplier.

 

BAB 2 : IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

2.1 Analisis Kebutuhan Bahan Baku

Seperti dibahas sebelumnya, proses produksi pada PT. Andesen Jaya Plastik dilakukan berdasarkan pesanan yang diterima perusahaan dari customer sehingga persediaan bahan baku harus disesuaikan dengan pesanan yang diterima dari customer. Selama ini pemesanan bahan baku hanya berdasarkan pada pengalaman pemakaian bahan baku yang lalu di mana ketika membeli bahan baku tersebut berdasarkan total jumlah keperluan bahan baku bulan yang sama tahun sebelumnya.

Jika dilakukan suatu analisis atas kebijakan tersebut, dapat ditemukan adanya kelemahan, yaitu perusahaan melakukan proses produksinya berdasarkan pada pesanan yang diterimanya, sedangkan penyediaan bahan baku berdasarkan data penjualan sebelumnya, padahal penjualan tahun berjalan belum tentu sama dengan penjualan tahun lalu.

Cara peramalan ini tidak tepat karena perusahaan mengalami tingkat penjualan ynag bervariasi, sehingga pada bulan-bulan tertentu pesanan akan mengalami penurunan sehingga terjadi pesanan yang naik turun sepanjang spekulasi siklus tahunan perusahaan.

Sehingga jika pesanan tahun ini mengalami peningkatan dibandingkan dengan pesanan tahun yang lalu, perusahaan akan mengalami masalah kekurangan bahan baku (Out of Stock). Dan sebaliknya, jika pesanan yang diterima mengalami penurunan dibandingkan dengan pesanan tahun yang lalu, perusahaan akan mengalami masalah kelebihan bahan baku (Over of Stock).

Bila kelebihan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku akan menurun bila disimpan dalam waktu yang lama, sedangkan bila kekurangan bahan baku akan menyebabkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Jika hal ini sering terjadi maka akan memungkinkan customer untuk berpaling ke pesaing perusahaan lainnya. Apabila perusahaan mengadakan kekurangan bahan baku dengan segera, hal inipun dapat menambah biaya karena pada umumnya pesanan secara mendadak akan lebih mahal dibandingkan dengan pesanan yang normal, akibatnya keuntungan perusahaan akan menurun.

2.2 Analisis Total Biaya Persediaan

Tujuan utama suatu perusahaan dibentuk adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari kegiatan operasionalnya. Salah satu cara untuk memaksimalkan keuntungan adalah dengan meminimalkan biaya yang dikeluarkan dalam melakukan kegiatan perusahaannya.

Meminimalkan biaya tidak dapat dilakukan bila perusahaan mengalami masalah kelebihan maupun kekurangan bahan baku. Kelebihan bahan baku menyebabkan biaya penyimpanan akan menjadi lebih besar dari yang seharusnya, sehingga akan memperbesar total biaya persediaan. Begitu pula bila perusahaan mengalami masalah kekurangan bahan baku, biaya pemesanan akan membengkak sehingga akhirnya juga akan memperbesar total biaya persediaan.

Jadi yang diperlukan dalam meminimumkan biaya persediaan adalah melakukan pembelian dengan jumlah pesanan yang ekonomis, tersedianya sejumlah persediaan pengaman (safety stock) yang cukup, dan adanya perencanaan yang baik dalam melakukan pemesanan kembali (reorder point) bahan baku. Jumlah pesanan yang ekonomis dapat ditentukan dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Point).

2.3 Analisis Safety Stock dan Reorder Point

Dalam proses pembelian bahan baku yang selama ini dilakukan pada PT. Andesen Jaya Plastik, diperlukan waktu tenggang, dihitung mulai dari bahan baku dipesan sampai bahan baku diterima oleh gudang. Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan bahan baku, akibat penggunaan bahan baku lebih besar dari pada perkiraan semula ataupun keterlambatan datangnya bahan baku yang dipesan.

Namun selama ini, selain dari jumlah bahan baku yang dipesan, perusahaan tidak membeli persediaan tambahan untuk dijadikan persediaan cadangan, dan perusahaan tidak menetapkan jadwal dalam melakukan pemesanan kembali. Persediaan tambahan hanya berasal dari sisa bahan dari produksi sebelumnya yang masih memenuhi standar untuk dipakai dalam proses produksi.

Jika dilakukan suatu analisis, dapat ditemukan adanya dua kelemahan, kelemahan yang pertama yaitu tidak adanya persediaan pengaman. Karena tidak adanya persediaan pengaman, maka untuk menangani masalah kekurangan bahan baku yang kemungkinan terjadi selama masa produksi, perusahaan harus melakukan pemesanan kembali. Dengan adanya pemesanan kembali tersebut, perusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra berupa biaya pemesanan, dan akibatnya biaya persediaan akan bertambah sehingga keuntungan perusahaan juga berkurang.

Kelemahan yang kedua adalah tidak adanya perencanaan dalam melakukan pemesanan kembali. Bila pemesanan dilakukan terlambat akan memungkinkan terjadinya suatu saat di mana perusahaan mengalami kehabisan stok persediaan bahan baku. Jika keadaan tersebut tidak secepatnya diantisipasi dengan pembelian ekstra, yang otomatis akan memperbesar biaya persediaan, akan menyebabkan terhambatnya proses produksi. Dalam jangka panjang, proses produksi yang sering mengalami hambatan juga akan mempengaruhi profitabilitas perusahaan.

2.4 Analisis Pencatatan Persediaan

Data bahan baku hanya dicatat manual dengan menggunakan notes baik penerimaan dan pengeluaran bahan baku. Karena tidak dilakukan perhitungan secara otomatis (penambahan atau pengurangan jumlah bahan baku), maka pencatatan tersebut sering tidak sesuai dengan jumlah barang baku asli di gudang.

Selama ini tidak ada yang mengawasi stok bahan baku langsung di lapangan, ketika ada permintaan bahan baku keluar dari manajer produksi barulah dilakukan pencatatan jumlah bahan baku keluar dan begitu pula ketika bahan baku datang dari supplier. Begitu pula dengan pengeluaran bahan baku oleh manajer produksi yang tidak dihitung berdasarkan standar bahan baku yang sudah ditentukan oleh perusahaan, manajer produksi hanya meminta bahan baku lewar notes berdasarkan perkiraan yang seringkali melebihi jumlah kebutuhan sehingga terjadi pemborosan pemakaian bahan baku di pabrik.

 

BAB 3 : ANALISIS PENYELESAIAN MASALAH

3.1 Forecast terhadap Kebutuhan Bahan Baku

Dalam menentukan besarnya persediaan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan, peramalan (forecast) dengan menggunakan metode kuadrat terkecil (least square) menjadi suatu alternative yang dipilih. Beberapa hal yang mendorong penggunaan metode ini untuk peramalan penjualan karena penggunaannya relative sederhana dalam cara perhitungannya. Selain itu, model ini memperhitungkan peramalan penjualan untuk masa yang akan datang dengan berdasarkan pada data yang ada pada periode-periode yang telah lalu, dengan demikian akan selalu terlihat perbandingannya dengan tahun yang telah lalu.

PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan yang memproduksi peralatan makan dari melamin. Data yang dikemukakan di sini merupakan data penjualan produk mulai dari Januari 2007 sampai dengan Desember 2009. Berikut ini penjualan produk :

Satuan : unit

Tahun Bulan Penjualan Produk
2007 Januari 432.000
Februari 396.000
Maret 338.400
April 313.200
Mei 324.000
Juni 349.200
Juli 374.400
Agustus 342.000
September 316.800
Oktober 270.000
November 306.000
Desember 381.600
2008 Januari 396.000
Februari 324.000
Maret 306.000
April 252.000
Mei 270.000
Juni 313.200
Juli 331.200
Agustus 316.800
September 306.000
Oktober 234.000
November 334.800
Desember 392.340
2009 Januari 414.000
Februari 360.000
Maret 324.000
April 315.000
Mei 331.200
Juni 331.200
Juli 342.000
Agustus 288.000
September 280.800
Oktober 306.000
November 331.200
Desember 345.600

Dari data pesanan produk peralatan makan pada tahun 2006-2008, yang diambil dari tabel penjualan produk di atas, maka dengan metode least square peramalan pesanan yang diterima perusahaan dapat dihitung sebagai berikut :

1. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Januari

Bulan Januari
Tahun Y X X2 XY
2007 432.000 -1 1 -432.000
2008 396.000 0 0 0
2009 414.000 1 1 414.000
1.242.000 0 2 – 18.000

clip_image002

clip_image004

Y Januari 2010 = 414.000 – 9.000 (2) = 396.000

2. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Februari

Bulan Februari
Tahun Y X X2 XY
2007 396.000 -1 1 -396.000
2008 324.000 0 0 0
2009 360.000 1 1 360.000
1.080.000 0 2 -36.000

clip_image006

clip_image008

Y Februari 2010 = 360.000 – 18.000 (2) = 324.000

3. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Maret

Bulan Maret
Tahun Y X X2 XY
2007 338.400 -1 1 -338.400
2008 306.000 0 0 0
2009 324.000 1 1 324.000
968.400 0 2 -14.400

clip_image010

clip_image012

Y Maret 2010 = 322.800 – 7.200 (2) = 308.400

4. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan April

Bulan April
Tahun Y X X2 XY
2007 313.200 -1 1 -313.200
2008 252.000 0 0 0
2009 315.000 1 1 315.000
880.200 0 2 1.800

clip_image014

clip_image016

Y April 2010 = 293.400 + 900 (2) = 295.200

5. Perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Mei

Bulan Mei
Tahun Y X X2 XY
2007 324.000 -1 1 -324.000
2008 270.000 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
925.200 0 2 7.200

clip_image018

clip_image020

Y Mei 2010 = 308.400 + 3.600 (2) = 315.600

6. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Juni

Bulan Juni
Tahun Y X X2 XY
2007 349.200 -1 1 -349.200
2008 313.200 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
993.600 0 2 -18.000

clip_image022

clip_image004[1]

Y Juni 2010 = 331.200 – 9.000 (2) = 313.200

7. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Juli

Bulan Juli
Tahun Y X X2 XY
2007 374.400 -1 1 -374.400
2008 331.200 0 0 0
2009 342.000 1 1 342.000
1.047.600 0 2 -32.400

clip_image025

clip_image027

Y Juli 2010 = 349.200 + 16.200 (2) = 316.800

8. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Agustus

Bulan Agustus
Tahun Y X X2 XY
2007 342.000 -1 1 -342.000
2008 316.800 0 0 0
2009 288.000 1 1 288.000
946.800 0 2 -54.000

clip_image029

clip_image031

Y Agustus 2010 = 315.600 – 27.000 (2) = 261.600

9. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan September

Bulan September
Tahun Y X X2 XY
2007 316.800 -1 1 -316.800
2008 306.000 0 0 0
2009 280.800 1 1 280.800
903.600 0 2 -36.000

clip_image033

clip_image008[1]

Y September 2010 = 301.200 – 18.000 (2) = 265.200

10. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Oktober

Bulan Oktober
Tahun Y X X2 XY
2007 270.000 -1 1 -270.000
2008 234.000 0 0 0
2009 306.000 1 1 306.000
810.000 0 2 36.000

clip_image036

clip_image038

Y Oktober 2010 = 270.000 + 18.000 (2) = 306.000

11. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan November

Bulan November
Tahun Y X X2 XY
2007 306.000 -1 1 -306.000
2008 334.800 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
972.000 0 2 25.200

clip_image040

clip_image042

Y November 2010 = 324.000 + 12.600 (2) = 349.200

12. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Desember

Bulan Desember
Tahun Y X X2 XY
2007 381.600 -1 1 -381.600
2008 392.340 0 0 0
2009 345.600 1 1 345.600
1.119.540 0 2 -36.000

clip_image044

clip_image008[2]

Y Desember 2010 = 373.180 – 18.000 (2) = 337.180

Atas dasar perhitungan dengan menggunakan metode least square di atas, dapat diketahui peramalan pesanan yang diterima perusahaan untuk bulan Januari – Desember 2010 adalah sebagai berikut:

No Bulan Jumlah pesanan (unit)
1 Januari 396.000
2 Februari 324.000
3 Maret 308.400
4 April 295.200
5 Mei 315.600
6 Juni 313.200
7 Juli 316.800
8 Agustus 261.600
9 September 265.200
10 Oktober 306.000
11 November 349.200
12 Desember 337.180
Total Pesanan 3.788.380

Dari peramalan pesanan yang akan diterima pada tahun 2010, dapat digunakan untuk melakukan perencanaan produksi dan perencanaan kebutuhan bahan baku untuk menunjang rencana produksi perusahaan.

3.2 Penetapan EOQ

Perlu adanya penilaian kebijakan pengelolaan persediaan bahan baku dalam mencapai efisiensi dalam pengadaannya serta untuk mengetahui sejauh mana efisiensi biaya dapat dilakukan. Salah satu alternatif pemecahan masalah pada perusahaan yaitu menggunakan metode EOQ dalam pengelolaan persediaan bahan bakunya.

Sebelum menentukan berapa jumlah persediaan bahan baku yang ekonomis, terlebih dahulu harus ditentukan biaya yang timbul dari persediaan bahan baku tersebut. Jenis biaya yang relevan untuk menentukan pembelian bahan baku yang ekonomis hanyalah biaya yang memiliki sifat variabel, sedangkan biaya yang bersifat tetap dianggap tidak relevan untuk perhitungan EOQ.

Di bawah ini adalah perhitungan total biaya persediaan yang selama ini dilakukan perusahaan :

Frekuensi pembelian setahun 24 kali
Jumlah unit setiap kali pesan

(3.788.380 / 24 )

Untuk kebutuhan produksi sebesar 157.849 unit
Nilai persediaan (157.849 x Rp 6.500 ) Rp 102.601.8500
Nilai persediaan rata-rata (50% x nilai persediaan) Rp 513.009.250
Biaya penyimpanan (5 % x Nilai persediaan rata-rata) Rp 25.650.462
Biaya pesan selama setahun

(1.535.000 x 24 )

Rp 36.840.000
Total biaya persediaan

(Rp 25.650.462 + Rp 36.840.000)

Rp 62.490.462

Berdasarkan hasil ramalan penerimaan pesanan di atas, maka dapat ditentukan besarnya jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis dengan menggunakan rumus (formula approach) Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut :

Dari perhitungan sebelumnya, didapatkan:

– F adalah biaya tetap untuk melakukan pemesanan perpesanan yaitu sebesar Rp 1.535.000

– S adalah jumlah penjualan atau pemakaian unit per tahun, setelah melakukan forecast, didapatkan sebesar 3.788.380 unit

– C adalah biaya penyimpanan yang dinyatakan sebagai suatu persentase atas nilai persediaan, yaitu sebesar 5%

– P adalah harga beli per unit persediaan yang harus dibayar oleh perusahaan, yaitu sebesar Rp 6.500

Economic Order Quantity (EOQ) = clip_image047

= clip_image049

= clip_image051

= 189.170,87 unit

= 189.170 unit

Dari perhitungan EOQ di atas, dapat diketahui bahwa besarnya pembelian yang ekonomis adalah sebanyak 189.170 unit.

Dengan tingkat frekuensi pembelian optimum dalam setahun adalah:

clip_image053

Di bawah ini adalah perhitungan besarnya biaya persediaan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ):

Frekuensi pembelian setahun 20 kali
Jumlah unit setiap kali pesan

(EOQ )

Untuk kebutuhan produksi sebesar 189.170 unit
Nilai persediaan (189.170 x Rp 6.500 ) Rp 1.229.605.000
Nilai persediaan rata-rata (50% x nilai persediaan) Rp 614.802.500
Biaya penyimpanan ( 5 % x Nilai persediaan rata-rata) Rp 30.740.125
Biaya pesan selama setahun

(1.535.000 x 20 )

Rp 30.700.000
Total biaya persediaan

(Rp 30.740.125 + Rp 30.700.000 )

Rp 61.440.125

Setelah kita menghitung total biaya persediaan, baik yang ditetapkan oleh perusahaan selama ini maupun dengan penerapan metode EOQ, maka dapat diketahui berapa jumlah biaya yang dapat ditekan bila menggunakan EOQ.

EOQ ternyata dapat meminimkan biaya persediaan selama setahun sebesar:

Rp 62.490.462 – Rp 61.440.125 = Rp 1.050.337

Sehingga pembelian dengan menggunakan metode EOQ adalah pembelian yang efisien dan meminimumkan biaya persediaan bagi perusahaan.

3.3 Penetapan Safety Stock dan Reorder Point

Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan bahan baku, akibat penggunaan bahan baku lebih besar dari pada perkiraan semula ataupun karena keterlambatan datangnya bahan baku yang dipesan.

PT. Andesen Jaya Plastik tidak pernah menyediakan secara khusus persediaan pengaman, karena tidak adanya persediaan pengaman, maka untuk menangani masalah kekurangan bahan baku tersebut perusahaan harus melakukan pemesanan ekstra. Dengan adanya pemesanan ekstra tersebut, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya ekstra untuk pemesanan.

Dari masalah di atas, usulan perbaikan untuk perusahaan adalah diadakannya persediaan pengaman. Untuk menghindari terjadinya kekurangan bahan baku pada saat tertentu maupun saat tenggang waktu (lead time) dalam proses pemesanan berikutnya, diperlukan adanya persediaan pengaman. Pada saat menentukan besarnya persediaan pengaman terlebih dahulu harus diperhatikan frekuensi pemesanan yang telah ditentukan pada saat pernghitungan jumlah pesanan yang ekonomis dengan menggunakan metode EOQ.

Dari perhitungan EOQ, diketahui frekuensi pemesanan sebanyak 20 kali, dan untuk kebutuhan produksi sebesar 189.170 unit. Untuk menentukan besarnya persediaan pengaman dapat dilakukan dengan menggunakan perhitungan sebagai berikut:

Produksi normal (18 hari kerja) 189.170 unit

Produksi max / hari 10.509,44 unit

Produksi rata-rata/ hari 5.253,72 unit

Waktu tenggang (lead time) 1 minggu

Persediaan pengaman = (10.509,44 – 5.253,72) x 7

= 36.790,04 unit ≈ 36.790 unit

Dari perhitungan Safety stock, dapat diketahui bahwa besarnya persediaan pengaman adalah sebanyak 36.790 unit.

Perusahaan kadangkala terlambat dalam melakukan pemesanan kembali, sehingga perusahaan sering mengalami kekurangan persediaan bahan baku. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus merencanakan saat untuk melakukan pemesanan berikutnya secara tepat.

ROP = produksi max selama lead time + safety stock

= (10.509,44 x 7) + 36.790,04

= 110.356,12 unit

≈ 110.356 unit

Dari perhitungan reorder point di atas, dapat diketahui bahwa bahan baku harus dipesan kembali pada saat persediaan di gudang sebesar 110.356 unit.

Dari perhitungan EOQ, safety stock, dan reorder point yang telah dibahas sebelumnya, dapat digambarkan siklus pemesanan bahan baku sebagai berikut:

clip_image055

Dari siklus di atas, dapat disimpulkan bahwa pemesanan kembali dengan menggunakan metode EOQ dilakukan 11 hari sejak pemesanan sebelumnya, sehingga perusahaan tidak akan mengalami kekurangan bahan baku lagi untuk kebutuhan produksinya.

3.4 Memperbaiki Pencatatan Persediaan

Dalam memperlancar proses operasi perusahaan sebaiknya terdapat sistem yang saling terintegrasi antara bagian-bagian yang terkait dalam perusahaan. Untuk bagian gudang sebaiknya para karyawannya diberikan pemahaman bahwa data-data yang ada pada mereka sebaiknya dikonfirmasikan kembali dengan pihak-pihak yang terkait. Dan untuk ketepatan catatan kartu bahan baku dengan catatan persediaan bahan baku di gudang, maka sebaiknya para karyawan gudang mengecek kembali minimal satu minggu sekali (stok opname). Untuk bagian purchasing sebaiknya para karyawannya juga diberi pemahaman bahwa data-data yang ada pada mereka dikonfirmasikan kembali dengan pihak-pihak yang terkait.

 

BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya maka dapat disimpulkan:

1. Pada PT. Andesen Jaya Plastik, dalam pengadaan bahan bakunya di gudang terdapat masalah-masalah yang mengakibatkan sering terjadinya kekurangan atau kelebihan bahan baku. Penyebab sering terjadinya kekurangan dan kelebihan persediaan bahan baku di gudang sebagai berikut:

– Persediaan yang berjalan di PT. Andesen Jaya Plastik, jumlah bahan baku kimia yang dipesan hanya berdasarkan pengalaman bahan baku yang lalu. Dan perusahaan tidak melakukan peramalan terhadap penjualannya sehingga terjadi ketidakjelasan mengenai rencana produksi dan rencana kebutuhan bahan baku yang dapat dijadikan sebagai acuan.

– Dari hasil perhitungan biaya persediaan menurut cara yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebesar Rp 62.490.462, sedangkan hasil perhitungan biaya persediaan menurut EOQ untuk tahun 2010 sebesar Rp 61.440.125. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut maka biaya persediaan menurut cara yang dijalankan perusahaan belum mencapai titik minimal. Di mana jika perusahaan menerapkan penghitungan biaya persediaan dengan metode EOQ akan terdapat penghematan sebesar Rp 1.050.337

Dengan demikian maka biaya persediaan menurut kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan pada masa yang lalu masih dapat ditekan lagi sehingga dana yang digunakan menjadi lebih efisien dan dapat dipergunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat bagi kemajuan perusahaan.

– Perusahaan sering mengalami kekurangan persediaan bahan baku, hal ini dikarenakan perusahaan tidak menyediakan sejumlah persediaan untuk dijadikan sebagai persediaan pengaman.

– Kadang-kadang perusahaan mengalami keterlambatan dalam melakukan pemesanan kembali persediaan bahan baku, sehingga perusahaan mengalami kekurangan bahan baku akibat keterlambatan tersebut.

2. Dari analisis perencanaan persediaan pada PT. Andesen Jaya Plastik dengan menggunakan prinsip-prinsip perhitungan persediaan maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

– Penggunaan metode EOQ

Dengan menggunakan metode EOQ, keuntungan perusahaan dapat dimaksimalkan karena biaya-biaya yang dikeluarkan lebih ekonomis.

– Perhitungan persediaan pengaman

Dengan adanya persediaan pengaman maka kekurangan bahan baku (Out of Stock) dapat dihindarkan, sehingga kontinuitas produksi dapat terjamin.

– Perhitungan titik pemesanan kembali

Dengan memperhitungkan titik pemesanan kembali, maka dapat diketahui kapan persediaan bahan baku tersebut harus dipesan kembali agar tidak terjadi kekurangan bahan baku, sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar.

4.2 Saran

Adapun saran yang diharapkan dalam meningkatkan PT. Andesen Jaya Plastik yaitu:

1. Karena bahan baku digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi yang dilakukan untuk memenuhi permintaan pasar, maka untuk menentukan tingkat kebutuhan bahan baku yang lebih tepat untuk masa yang akan datang sebaiknya perusahaan menggunakan peramalan penjualan terlebih dahulu. Dari ramalan penjualan tersebut dapat ditentukan berapa banyak barang yang harus diproduksi dan kemudian akan dapat diketahui berapa besarnya bahan baku yang dibutuhkan. Sehingga PT. Andesen Jaya Plastik sebaiknya tidak menggunakan metode pemesanan bahan yang hanya berdasarkan pengalaman pemakaian bahan baku yang lalu.

2. Dalam melakukan pembelian bahan baku, sebaiknya PT. Andesen Jaya Plastik mempertimbangkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan yaitu biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Biaya tersebut diusahakan sedemikian rupa sehingga jumlah biaya yang ditanggung dengan adanya persediaan tersebut adalah minimal. Cara ini dapat dilakukan dengan analisis EOQ.

3. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya penumpukan bahan baku di gudang yang dapat menyebabkan besarnya biaya penyimpanan di mana bahan baku tersebut akan mengalami penyusutan, bahan baku kimia sangat mudah rusak dalam suhu dan temperatur yang tidak stabil serta batas waktu kadarluwasa produk tertentu harus diperhatikan perusahaan dalam penggunaan bahan baku yang selalu dipakai dalam produksi dan bahan baku yang jarang dipakai dalam produksi harus dikurangi.

4. Sebaiknya para karyawan bagian gudang diberikan pelatihan atau pengenalan metode peramalan dan EOQ dengan benar.

Tags: , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: